Arbeta remote kan kännas attraktivt när världsorganisationen WHO uttrycker sin oro för Sveriges passiva inställning till coronaviruset. Corona är enligt WHO inte att jämföra med en influensa och är enligt deras uppgifter 30% kraftigare, något som blir direkt farligt för någon med problem i lungorna eller luftvägarna samt äldre personer.

Det är fantastiskt att se företag som Spotify och Google ta action och skicka hem sin personal för att arbeta remote. Jag hoppas verkligen fler tar samma ansvar för sina anställda och tar action.

Jag och medgrundare Robin Westerback har framgångsrikt arbetat 100% Remote med vårt företag i över ett år nu och det fungerar kanon. Detta ställer givetvis höga krav på processer och system för att det ska fungera bra, därför tänkte jag dela med mig av hur vi arbetar och med vilka system.

Trello: Vårt system för övergripande helicopter vy på increment och projektledning. Fungerar perfekt för mindre företag som vill arbeta remote. Kostnadsfritt. Om Trello känns för klent finns betydligt större anpassningsmöjligheter i Wrike som är ett liknande system men med en högre prislapp.

Scrum: Toyotas projektledningsmetod framtagen 1995 för att säkerställa effektiv produktion. Det finns guider och vägledning för hur detta ska implementeras för att arbeta framgångsrikt med metoden på scrum.org och på länken ovan (projektledningsmetod). Med rätt systemstöd är en agil setup som denna ovärderlig. Jag rekommenderar verkligen Trello eller Wrike och har använt båda systemen i olika företag jag varit engagerad i genom åren.

Zoom: Kostnadsfria möten via länk upp till 40 minuter per möte, utöver att denna mjukvara slår skype, teamview, facebook och alla andra mjukvaror vi testat på fingrarna så tvingar den 40 minuters gräns som finns i gratisversionen oss till att vara så effektiva som möjligt, så vi slipper ta kostnaden för ett premiumkonto, även om den är väldigt låg i relation till vad man får för pengarna och hur bra denna mjukvara fungerar. Zoom integrerar även med slack, så du med ett enkelt kommando /zoom kan starta ett möte med alla i en specifik kanal. Du kan även skärmdela under samtalet med Zoom.

Slack: Krypterad intern chatt med överlägset många färdiga integrationer mot CRM och annat bra.

Pipedrive: CRM för uppföljning av vår säljprocess. Även pipedrive har oändligt med integrationsmöjligheter mot t.ex telefonväxlar och digital signering, för att göra livet som säljare så administrationsfritt som möjligt. Pipedrive är extremt väldokumenterat och alla guider finns som video så det är enkelt att komma igång och förstå hur systemet fungerar.

Get Accept: Digital signering och avtalshantering online. Integrerar mot Pipedrive.

Kivra: Företagets digitala brevlåda. Ett måste om du som äger företaget eller tar emot posten också ska arbeta remote. Byt ut företagets utdelningsadress i SCBs företagsregister och uppdatera dina leverantörer om din nya Kivra-adress så får du all din tidigare fysiska post digitalt. Det bästa med denna tjänst är att Kivra tar bort all oönskad fysisk reklam som skickas till din adress.

Fortnox: Automatisering av din bokföring. Du kan med hjälp av modulen ”arkivplats” i Fortnox, automatiskt scanna in alla fakturor och kvitton som mailats till dig genom att vidarebefordra alla mail som exempelvis skickas till dig på en adress likt vår e k o n o m i @ m e g a p i x e l a b . s e till en mailadress Fortnox genererar till dig som ser ut ungefär såhär: a r k i v p l a t s . 1 2 3 4 4 1 2 3 1 @ f o r t n o x . s e. Därefter läser Fortnox in bifogade underlag till Fortnox som ett verifikat. Fortnox går även att integrera till Kivra så du får dina tidigare fysiska fakturor som inkommande underlag i Fortnox direkt. Extremt bekvämt!

Enhanza: Visuell målstyrning med koppling mot Fortnox. Med hjälp av detta system får vi en dashboard som bland annat hjälper oss hålla koll på företagets täckningsbidrag, likviditeten och hur vi ligger till mot budget i vår försäljning. Det är betydligt bättre respons på en visuellt tilltalande och pedagogisk rapport med grafer, istället för en grå traditionell balans- och resultaträkning när du håller nästa styrelsemöte i Zoom.

Databox: Kungen av dashboards. För dig som vill ha stenkoll på dina KPIer. Här kan du samla, kalkylera och visualisera din data till fantastiska rapporter. Vill du bli påmind dagligen om hur du ligger till mot dina mål kan du välja att få det skickat till dig per e-post eller Slack vid angivet klockslag. Vi har integrerat Pipedrive, Google Analytics, Facebook, Google Ads och en rad andra viktiga kanaler som vi satt upp mål för till Databox och valt att rapporten ska gå ut i vår primära Slack-kanal kl 09.00 varje morgon så alla som det berör vet hur vi ligger till i relation till företagets mål för månaden.

Gsuite: Denna svit av molnberäknings-, produktivitets- och samarbetsverktyg, ger dig en rad tjänster som du inte vill vara utan. Tjänsten är helt molnbaserad. E-post, Kalender och för lagring för; dokument, kalkylark, bilder, formulär och till och med din hemsida för ynka 60 kr i månaden per användare. I priset ingår hela 30GB lagring.

Hoppas detta kommer till användning och att du som läser detta också tar action för att hålla dina anställda friska. Det här är ett guldtillfälle för dig som vet med dig att ditt företag fortfarande är som en dinosaurie vad gäller en modern arbetsmetod.

Tveka inte att kontakta mig eller Robin om ni behöver hjälp att implementera ovan processer och system.

Med vänliga hälsningar,
Christian Olsson, VD
Megapixel Group AB
+46735973383

PS. Tvätta händerna!